Antes de iniciar cualquier
acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende
alcanzar el grupo social, así como las condiciones futuras y los elementos
necesarios para que éste funcione eficazmente. Esto sólo se puede lograr a través de la
planeación. Carecer de estos fundamentos implica graves riesgos,
desperdicio de esfuerzos y de recursos, y una administración por demás fortuita
e improvisada.
Por estas razones es que la planeación precede a
las demás etapas del proceso administrativo, ya que planear implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas
acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro. La planeación
establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La
eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación, y los
buenos resultados no se logran por sí mismos: es necesario
planearlos con anterioridad. Antes de emitir una definición de la planeación,
se analizarán algunas
emitidas por los autores más reconocidos, con el fin de
obtener los elementos comunes a dicho concepto:
"La planeación consiste
en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que
habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la
determinación de tiempos y números necesarios para su realización". A. Reyes Ponce.
"Determinación del
conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasos necesarios
para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos" Ernest Dale.
“Planeación es la selección
y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al
futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se
cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados" George R. Terry.
"La planeación es el
primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un
problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y
programas" J. A. Fernández Arenas.
"La planeación consiste
en determinar los objetivos y formular políticas, procedimientos y métodos para
lograrlos" L. J. Kazmier.
"Sistema que comienza con los objetivos,
desarrolla políticas, planes, procedimientos, y cuenta con un método de retroalimentación de
información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias" Burt K. Scanlan.
"Método por el cual el
administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de acción,
a partir de los cuales establece los objetivos" Joseph L. Massie.
"Planear es el proceso
para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, generalmente el proceso de
planeación consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de
las acciones y decidir cual de ellas es la mejor" Robert N.
Anthony.
¿CUÁLES SON LOS TIPOS DE PLANES?
Una vez definida la
planeación, necesitamos conocer el "que" de las actividades, es
decir, "que se va hacer". Conocido lo
anterior seguirá "como se va hacer", posteriormente "en dónde se
va a hacer" y, por último,
"cuando se va a
hacer".
El hecho de que algunos gerentes no reconozcan que
hay diferentes tipos de planes a menudo ha causado dificultades para hacer
eficaz la planeación. Es fácil ver que un programa principal, como el de construir y equipar una nueva fábrica, es un plan. Pero otros
cursos de acción futura también son planes. Al tener presente que un plan
abarca cualquier curso de acción futura, puede verse que los planes son
variados.
Aquí se les clasifica como:
Propósitos o misiones:
Cada tipo de operación
organizada tiene (o al menos debería tener para ser significativa) propósitos o
misiones. En todo sistema social, las empresas tienen una función o
tarea fundamental que la sociedad les asigna. El propósito de un
negocio generalmente es la producción y distribución de bienes y servicios. El propósito de un departamento
de carretas estatales es el diseño, construcción y operación de un sistema de carreteras estatales.
En otras palabras, los
propósitos son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y
carácter, de cualquier grupo social, así como las aspiraciones fundamentales o
finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente, un
grupo social. Los propósitos proporcionan las pautas para el diseño de
un plan estratégico. Se expresan genéricamente y su determinación es una
función reservada
a los altos funcionarios de la empresa; se establecen en forma paralela al
inicio de la misma y no indican una limitante de duración en el futuro.
La mayoría de los propósitos
tienden a existir durante todo el ciclo de vida de la empresa, sin embargo, algunos pueden
sufrir modificaciones o alteraciones debido a los retos cambiantes que implica
la operación de cualquier grupo social. Toda organización debe establecer los
propósitos como base para la formulación de un plan.
Los propósitos son parte de la acción inicial de un organismo social; las
cuatro características que se presentan en el siguiente cuadro lo diferencian de los objetivos:
La importancia de los
propósitos es la siguiente: Sirven de cimiento para los demás elementos de la planeación,
así como para los demás tipos de planes, permiten orientar a los responsables
de la planeación, sobre el curso de acción que deben seguir al formular los planes e
identificar a la empresa ante el personal y la sociedad.
Objetivos:
Los objetivos o metas son
los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representan no sólo el punto final de
la planeación sino también el fin hacia el cual se dirigen la organización,
integración de personal, dirección y control. Aunque los objetivos de la empresa constituyen
su plan básico, un departamento también puede tener sus propios
objetivos de la empresa, pero los dos conjuntos de metas pueden ser
completamente diferentes.
Un objetivo administrativo
es la meta que se persigue que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección a
los esfuerzos de planeación de un gerente. Esta definición incluye cuatro
conceptos:
(1) Meta,
(2) Ámbito
(3) Carácter
definitivo y
(4) Dirección.
Desde el punto de vista del
gerente, la mira que va a perseguirse debe ser identificada en términos claros y
precisos. No se habrá de confundir una meta con el área general de las
actividades deseadas él hacerlo así pone el énfasis en los medios, no en la mira. El ámbito
de la meta que se persigue está incluido en la declaración de los límites
o restricciones prescritos que deberán observarse.
Así mismo, un objetivo connota un carácter
definitivo. Los propósitos declarados en términos vagos o de doble significado
tienen poco o ningún valor
administrativo porque están sujetos a varias interpretaciones y con frecuencia el
resultado es confusión y disturbio.
Por último, la dirección
está indicada por el objetivo. Muestra los resultados que se deben buscar y aparta estos
resultados de los muchos objetivos posibles que de otra forma podrían buscarse.
Esta dirección proporciona los cimientos para los planes estratégicos apropiados
que deben formularse para alcanzar los objetivos.
Los objetivos inapropiados
e inadecuados pueden retardar el éxito de la administración y sofocar las operaciones en
cualquier organización. Una sugerencia provechosa para todo gerente es
concentrarse periódicamente
y reiterar los objetivos buscados y luego determinar si la acción que en la
actualidad se sigue está en verdad contribuyendo al logro de esas metas. Tal práctica
ayuda a minimizar las dificultades que tienen muchos miembros de la
administración y sus subordinados para saber cuáles son sus objetivos actuales, identificándolos tanto para ellos como para sus asociados,
poniéndolos al día, y usándolos con eficacia en su trabajo administrativo.
Tipos y clasificación de
objetivos
En toda organización hay
muchos objetivos, pero algunos objetivos comunes a todas las organizaciones incluyen los
que siguen:
1. Proporcionar buenos
productos y servicios,
2. Estar adelante de la
competencia,
3. Crecer,
4. Aumentar las utilidades aumentando
las ventas y/o disminuyendo los costos,
5. Proporcionar bienestar y
desarrollo a los empleados,
6. Mantener operaciones y
estructura organizacional satisfactoria,
7. Ser un ciudadano
empresarial socialmente responsable,
8. Desarrollar el comercio internacional
Estas categorías, a su vez,
pueden sugerir áreas clave específicas para las cuales son capaces de derivarse
subobjetivos, evaluando el grado de su realización. Por ejemplo, los gerentes
de la General Electric Company identifican ocho áreas que son vitales en el mantenimiento
y progreso de liderazgo, fuerza y habilidad competitiva de su
compañía.
Estas áreas clave de
resultado son:
1. Rentabilidad,
2. Posición en el
mercado,
3. Productividad,
4. Liderazgo del
producto,
5. Desarrollo del
personal,
6. Actitudes de los
empleados,
7. Responsabilidad
pública,
8. Equilibrio entre los
planes a corto y a largo plazos.
Establecer metas para cada
una de estas áreas, llevarlas a cabo y evaluar los resultados logrados son partes
importantes de los esfuerzos administrativos de la compañía.
Objetivos a corto, mediano
y largo plazo
Las metas a corto plazo por
lo general se extienden a un año o menos. La meta de la compañía de alcanzar $3
millones de ventas brutas para el año de 1982 y un objetivo personal de vender
tres nuevos contratos
en el mes de marzo son ejemplos de objetivos a corto plazo. Las metas a mediano
plazo por lo general
cubren períodos de uno a cinco años, y los objetivos a largo plazo se extienden
más allá de los cinco años. Crecer a ocho oficinas regionales de 1982 a 1986 es un
objetivo a mediano plazo, en tanto que buscar establecerse en 10 países
extranjeros para el año 2000 es un objetivo a largo plazo.
Clasificación de metas
La administración por
objetivos también puede dividirse en cuatro clasificaciones:
1. Las metas primarias por
lo general están relacionadas con una compañía, no con un individuo.
Proporcionar bienes y servicios para el mercado
realizando una utilidad es ejemplo de un objetivo primario. Al proveer tales bienes y servicios, se les ofrece a los consumidores
lo que desean, y se pueden dar recompensas a los miembros
participantes de la compañía.
La meta primaria de un
fabricante de colchones es proporcionar una línea de colchones que se consideren
deseables en el mercado; la meta primaria de un departamento de este fabricante
es producir determinado
número de partes para los colchones diaria o semanalmente. En esta forma puede
seguirse la pista
de las metas primarias al nivel de asignación de trabajo ejecutada, en las
metas individuales alcanzadas por el empleado individual.
2. Los objetivos
secundarios ayudan a realizar los objetivos primarios e identifican las miras
para los esfuerzos destinados a aumentar la eficiencia y la economía en el
desempeño del trabajo de los miembros organizacionales. Los
objetivos que se refieren a análisis, consejo e interpretación son
ilustrativos. Su contribución es indirecta porque apoyan las metas dirigidas por
los objetivos primarios.
Los objetivos secundarios,
igual que los primarios son de naturaleza impersonal. Por ejemplo, la determinación
de desarrollar y poner en el mercado un nuevo producto cada tres años podría
ser una meta secundaria
que apoyara la meta primaria de proporcionar bienes y servicios para el mercado
realizando una utilidad.
3. Los objetivos individuales, como lo implica su
nombre, son los objetivos personales de los miembros individuales de una organización sobre una base diaria, semanal,
mensual o anual. Dependiendo del punto de vista que se tome, se
alcanzan siendo subordinados a los objetivos primarios o secundarios de la
organización o haciendo
que tales objetivos apoyen en forma realista la realización de los objetivos
individuales.
La mayoría de los objetivos
individuales son económicos (dinero, necesidades materiales), psicológicos (status
reconocimiento), o recompensas no econ6micas para el uso de los recursos
personales de tiempo, habilidad y esfuerzo.
Las necesidades que un
individuo intenta satisfacer trabajando en una organización en las relaciones entre el
incentivo de una organización y las contribuciones individuales son
interdependientes y bastante complejas; se discutirán después con mayores detalles. Vender tres
nuevos contratos al mes durante seis meses y ganar un viaje de
vacaciones o mantener una posición de alto nivel en una compañía a lo largó de muchos años son ejemplos de
objetivos individuales, que existen para todo individuo particular en una organización.
4. Los objetivos sociales se refieren a las metas
de una organización para la sociedad. Se incluyen el compromiso de dar apoyo al cumplimiento de requerimientos
establecidos por la comunidad y varias agencias gubernamentales como OSHA,
EEO y EPA, que se refieren a la salud, seguridad, prácticas laborales, reglamentación de precios y
contaminaci6n ambiental. Además se incluyen las metas orientadas a ampliar el mejoramiento social, físico
y cultural de 1a comunidad. Por ejemplo, una gran firma de construcción en
Atlanta contribuye
a numerosas organizaciones con donaciones de sus
empleados a sus obras de caridad favoritas. La mayoría de las
firmas comerciales, al realizar sus metas primarias, también contribuyen con
sus respectivas comunidades creando la riqueza económica necesaria, empleos y
apoyo financiero
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